Internal Knowledge Assistant: Bao gồm những gì

Đây là gì

Hợp đồng chuẩn bị và tích hợp một trợ lý dựa trên các nguồn tri thức được chọn và việc nhân viên sử dụng có kiểm soát. Nó có thể bao gồm kiểm kê nguồn tri thức, rà soát mức độ sẵn sàng của tài liệu, người phụ trách nguồn, nhóm người dùng, quy tắc truy cập, cấu trúc truy xuất, khả năng hiển thị nguồn, kiểm thử độ tin cậy và hướng dẫn cho nhân viên. Các nguồn được phê duyệt được chọn trước khi nạp dữ liệu, để trợ lý kết nối với những tài liệu do bạn lựa chọn. Công việc cân nhắc cách tài liệu được tổ chức, cập nhật, hạn chế, trích dẫn và gỡ bỏ, vì chất lượng nguồn và kiểm soát truy cập ảnh hưởng đến độ tin cậy của câu trả lời. Hợp đồng vận hành cùng các thực hành quản lý tài liệu và phân loại dữ liệu hiện có của bạn, song hành với cố vấn pháp lý và tuân thủ của bạn. Mục tiêu là một trải nghiệm truy xuất hữu ích, có giới hạn, với trách nhiệm rõ ràng và kỳ vọng vận hành thực tế.

Dành cho ai

Internal Knowledge Assistant phù hợp với các đội ngũ:

• Có những câu hỏi lặp lại của nhân viên mà câu trả lời nằm rải rác trong các tài liệu, chính sách, hướng dẫn hoặc tri thức vận hành đã được phê duyệt
• Cần một cách có kiểm soát để giúp thông tin được chọn dễ tìm hơn mà không mở mọi nguồn cho mọi người dùng
• Muốn có người phụ trách nguồn, quy tắc truy xuất và hướng dẫn cho nhân viên rõ ràng hơn trước khi đưa trợ lý vào sử dụng
• Cần kiểm thử liệu một trường hợp sử dụng tri thức tập trung có đủ tin cậy để hỗ trợ nội bộ hay không

Giúp làm rõ điều gì

Hợp đồng giúp làm rõ:

• Những nguồn nào được phê duyệt, đủ cập nhật để sử dụng và có một người hoặc đội ngũ được chỉ định phụ trách
• Những nhóm nhân viên nào cần quyền truy cập và những tài liệu, chủ đề hoặc hành động nào nên tiếp tục bị hạn chế
• Cấu trúc truy xuất, khả năng hiển thị nguồn và chất lượng tài liệu ảnh hưởng thế nào đến độ tin cậy của câu trả lời
• Những gì cần kiểm thử, dọn dẹp, quản trị hoặc một quyết định về dữ liệu hay quản lý tài liệu có phạm vi riêng

Những gì được bao gồm

• Xác nhận bằng văn bản về trường hợp sử dụng, các nguồn được phê duyệt, người dùng, ranh giới truy cập và người ra quyết định
• Kiểm kê nguồn tri thức và rà soát mức độ sẵn sàng của tài liệu trong phạm vi tài liệu đã thống nhất
• Hướng dẫn về người phụ trách nguồn, quy tắc truy cập, cấu trúc truy xuất và khả năng hiển thị nguồn
• Thiết lập hoặc tích hợp trợ lý có kiểm soát cho ranh giới tri thức đã thống nhất
• Kiểm thử độ tin cậy bằng các câu hỏi của nhân viên đã thống nhất và ghi nhận các giới hạn
• Hướng dẫn cho nhân viên và ghi chú bàn giao về cách sử dụng, cập nhật nguồn và chuyển cấp

Những gì không được bao gồm

• Kết nối mọi tài liệu của công ty, quyền truy cập không hạn chế, dọn dẹp nguồn không giới hạn hoặc xây dựng lại toàn bộ hệ thống quản lý tài liệu
• Bảo đảm về độ chính xác tuyệt đối, không có hallucination, hoặc ngăn chặn mọi sự cố lộ dữ liệu
• Tư vấn pháp lý, chứng nhận tuân thủ, phân loại dữ liệu chính thức hoặc quản lý hồ sơ trên toàn tổ chức
• Chuẩn bị tài liệu không giới hạn, bảo trì nguồn liên tục hoặc các tích hợp tương lai không hạn chế
• Các quyết định tự động có tác động lớn hoặc việc sử dụng vượt quá quy trình tri thức nội bộ đã thống nhất

Khi nào nên chọn

Hãy chọn Internal Knowledge Assistant khi nhân viên đang mất thời gian tìm kiếm thông tin đã được phê duyệt và tổ chức có thể xác định một tập hợp nguồn, nhóm người dùng và người phụ trách tập trung. Hình thức này hữu ích cho các chính sách nội bộ, hướng dẫn vận hành, quy trình hỗ trợ hoặc tri thức sản phẩm đủ ổn định để rà soát và duy trì. Nó ít phù hợp hơn khi tài liệu chưa được biết rõ, không có người phụ trách, có độ nhạy cảm cao hoặc quá thiếu nhất quán để lựa chọn một cách có trách nhiệm. Trong trường hợp đó, quản trị nguồn, dọn dẹp tài liệu hoặc discovery quy trình có thể là bước đầu tiên tốt hơn. Hợp đồng hiệu quả nhất khi đội ngũ có thể cung cấp các câu hỏi mang tính đại diện, tài liệu đã được phê duyệt và một người có thể quyết định những gì nên được hiển thị.

Phương pháp của chúng tôi

Chúng tôi bắt đầu từ ranh giới tri thức thay vì công nghệ. Chúng tôi xác định nhu cầu của nhân viên, các nguồn được phê duyệt, người phụ trách, điều kiện truy cập và loại câu trả lời mà trợ lý nên hỗ trợ. Sau đó chúng tôi cân nhắc mức độ sẵn sàng: liệu một nguồn có còn cập nhật, cấu trúc của nó có hỗ trợ truy xuất, quyền truy cập có nên khác nhau theo nhóm, và người dùng có nên thấy nguồn đằng sau một câu trả lời hay không. Kiểm thử sử dụng các câu hỏi đã thống nhất và kịch bản có kiểm soát để quan sát các phản hồi hữu ích, bối cảnh còn thiếu và các trường hợp nên được chuyển cấp. Các câu trả lời ban đầu được kiểm thử và rà soát để độ tin cậy được xây dựng trên bằng chứng. Tài liệu bàn giao ghi lại người phụ trách nguồn, kỳ vọng cập nhật, hướng dẫn cho nhân viên, các giới hạn và những câu hỏi cần một phạm vi riêng về dữ liệu, quản trị hoặc kỹ thuật. Nó cũng giúp đội ngũ thống nhất một nhịp rà soát nhỏ cho các thay đổi nguồn, câu hỏi về quyền truy cập và phản hồi của nhân viên, thay vì coi trợ lý như một lần tải lên duy nhất. Trách nhiệm thực tế đó rất quan trọng, vì ngay cả một trải nghiệm truy xuất có phạm vi tốt cũng sẽ thay đổi khi tài liệu, người dùng và nhu cầu vận hành thay đổi.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan